Как оформить входящий журнал

Делопроизводство от А до Я. Работа с входящей корреспонденцией


При использовании журнала на бумажном носителе данные о документе вносятся в журнал работником ДОУ вручную.

Можно создать журнал регистрации документов в электронном виде (в Word или Excel). В этом случае строки журнала заполняются также работником ДОУ вручную с клавиатуры компьютера, при этом есть возможность быстро отыскать необходимую информацию по заданным поисковым параметрам в электронном журнале. Примерная форма журнала и комментарии по правилам его заполнения приведены в NAAR.ru в разделе бланки «».
При регистрации документов в информационной системе регистрационный номер документа присваивается автоматически в соответствии со структурой, определяемой программными средствами.

Если в компании для регистрации и учета документов применяются информационные технологии, сведения о документе вносятся в базу данных, при этом состав данных о документе и структура регистрационного номера документа заложена в программное средство, разработанное по техническому заданию компании.

Журнал регистрации входящих документов: для чего он нужен и как заполняется

Каждому письму, телеграмме или письменному заявлению присваивается порядковый номер.

Регистрация входящих писем, также как и фиксирование исходящей корреспонденции, нужна по многим причинам. Перечислим их: Порой за день приходит столько писем, что секретарь едва успевает их фиксировать и складывает в специально отведённый ящик стола.

При регистрации документу даётся порядковый номер, который не даёт ему потеряться среди большого количества аналогичных бумаг. Приоритетные и важные письма отмечаются особенным образом, и каждый раз, открывая журнал, в глаза будет бросаться особая метка. Секретарь или делопроизводитель будет знать, что документ под таким-то номером должен быть рассмотрен в ближайшее время.
Иногда лицо, ответственное за ведение журнала, может внезапно заболеть или уехать в командировку, и руководитель предприятия сможет, пробежавшись глазами по списку входящей корреспонденции, найти нужный ему документ.

Бывают такие случаи, когда журнал поможет защитить саму администрацию от надуманных обвинений.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту: (Москва) (Санкт-Петербург) (Регионы) Это быстро и бесплатно! Скачать образец журнала регистрации документов. Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства.
При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично.

Рекомендуем прочесть:  Расскажи где продают наркотики

Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации).

Журналы регистрации

Последний включает в себя 12 символов.

Эти 12 символов могут быть дополнены указанием наименования документа, ФИО подписавшего, корреспондента, исполнителя. Регистрировать требуется все документы, которые были созданы в компании или поступили извне. Регистрация – это внесение записи о документе в журнале, присвоение номера и проставление его на бумаге.
Наличие номера обозначает, что бумага входит в документооборот компании. Регистрационный номер может составляться несколькими фирмами.

В этом случае каждая компания ставит свой регистрационный номер.

Можно указывать обозначения через черту. ВНИМАНИЕ! Где проставлять номер?

Все зависит от конкретного документа, его формы.

В любой организации должен быть обязательный перечень журналов: По учету входящей корреспонденции.

По учету исходящей корреспонденции. По учету приказов, касающихся главной деятельности компании.

Образец журнала регистрации входящих документов

Журнал ведет делопроизводитель или секретарь.

  1. журнал регистрации внутренних документов;
  2. журнал регистрации входящих документов;
  3. журнал регистрации исходящих документов;

Каждый из журналов имеет свою внутреннюю нумерацию.

В организации может существовать несколько журналов учета документации с разным содержанием, в зависимости от видов регистрируемых документов, например, общедоступные и конфиденциальные. Допускается выделение записей цветом для обозначения принадлежности к разным группам.

Внутрифирменные документы могут учитываться децентрализовано внутри своих структурных подразделений.

Форма ведения журнала определяется руководством: За основу может быть принята обычная тетрадь с расчерченной вручную таблицей и подписью заголовков в колонках. Требует времени для создания. Ведение следует поручить аккуратному сотруднику, так как должны отсутствовать помарки, исправления, зачеркивания.

Обязательна нумерация всех страниц.

Журнал регистрации входящих документов

Давайте рассмотрим преимущества и недостатки каждого способа, чтобы осознанно сделать выбор подходящей формы регистрации.

Изначально для этого использовался обычный бумажный журнал регистрации входящих документов. Его форма не установлена ни в одном нормативно-правовом акте.

Значит, предоставлена полная свобода действий, и каждая организация определяет самостоятельно форму этого журнала. Сама организация также предусматривает какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами в разных журналах.

Исходят обычно из следующих соображений: в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы, обычно отдельные виды документов не смешивают при регистрации – например, , приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от ), акты, протоколы, договоры, и др., регистрация проводится в одном месте, допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по какому-то определенному вопросу.

Журнал регистрации входящих и исходящих документов

Чтобы избежать возможного хаоса в работе с деловыми бумагами, в практике документооборота используется журнал регистрации входящих и исходящих документов. В журнале содержится информация о поступающей или исходящей корреспонденции и ее последующем распределении. Согласно Стандарту ГОСТ 2007 года «Управление документами.

Общие требования», главное назначение регистрации документа заключается в доказательстве того, что он существует и включен в систему управления документами. Это позволяет избежать недоразумений в ситуации необоснованных претензий по поводу получения корреспонденции со стороны бизнес-партнеров, клиентов, официальных инстанций и др. Грамотное и систематическое ведение журнала позволяет осуществлять учет, систематизацию и дальнейшую обработку входящей и исходящей корреспонденции.

Данный журнал – обязательный управленческий элемент любого предприятия или организации. Содержание

  1. Содержание и характеристика граф
  2. Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
  3. Своевременность фиксации
  4. Однократность регистрации
  5. Основные правила регистрации корреспонденции
    • Обязательная регистрация всех входящих и исходящих деловых документов
    • Своевременность фиксации
    • Однократность регистрации
    • Уникальность регистрационного номера документа
  6. Уникальность регистрационного номера документа
  7. Основные правила заполнения и хранения
  8. Виды журналов регистрации

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

Это делается только по нормам и правилам, установленным на законодательном уровне.

Это помогает фиксировать факт отправления или получения, создания элемента документации.Регистрация нужна для наделения бумаг юридической силой.

Без регистрационных номеров документы не признаются имеющими силу.

Во всяком случае, официально.Для регистрации документов используют Они продаются в канцелярских магазинах.

Названия граф, толщина и формат можно выбрать разные.

Блокнот или тетрадь формата А4 тоже могут стать такими журналами, если разлиновать их по всем правилам.Такие журналы облегчают отслеживание исходящей и входящей документации.

Это позволит убедиться, что все ответы отправлены вовремя. Факты создания и отправки писем тоже документируются.

В журнале стоят точные даты отправки и создания, полное наименование адресатов.Организационная структура, масштаб предприятия влияют способ решения вопроса.

Комментарии 0