Как правиьно оформить журнал входящих заявлений

Как правиьно оформить журнал входящих заявлений

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно


От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Входящие документы Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации.

7 правил ведения журнала регистрации заявлений сотрудников

Далее документ относится в приемную организации, где содержится журнал. В него вписываются основные сведения об обращении, а также подшивается его копия.Как осуществляется регистрация в журнале заявления работника об увольнении по собственному желанию – смотрите тут:Как только сведения о конкретном заявлении заносятся в журнал, осуществляется подтверждение того, что от сотрудника фирмы поступило обращение.

К особенностям данного процесса относится:документу присваивается определенный номер, а также фиксируется дата его получения, в результате чего он приобретает юридическую силу;отсутствуют какие-либо строгие правила или требования к ведению этой документации, поэтому обычно данные вопросы решаются внутри каждой фирмы в индивидуальном порядке;если принимается решение о формировании данного документа, то выпускается соответствующий приказ;если в компании

Отличный секретарь

следующие: — счета-фактуры, акты, накладные и подобные документы, а также договоры, проекты, сметы и т.п., если их прислали без сопроводительного письма (в этом случае документы передаются напрямую исполнителям); — коммерческие предложения и предложения сотрудничества, рекламные материалы; — поздравительную корреспонденцию; — журналы, газеты, каталоги; — приглашения на всевозможные мероприятия (кроме приглашений на совещания).

Также остается спорной регистрация писем, оформленных неправильно. Письмо, подписанное директором организации, может быть написано от руки на обычном листе бумаги, или не быть зарегистрированным в качестве исходящего, или быть не подписанным… В таких случаях юридическая сила документа является очень сомнительной, и организация-адресат вполне может и отказать в приеме и регистрации такого письма.

Другой случай, когда документы не принимаются и не регистрируются – если в письме заявлены приложения, а по факту они отсутствуют.

Журнал регистрации заявлений

От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных. Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества.

Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально.

Для этого стороны составляют и подписывают договор займа. Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов.

Правоотношения в сфере найма не исключение. Новое за 03 августа

Как заполняется журнал регистрации заявлений работников?

Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.

В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

При передаче письменного заявления от сотрудника к руководителю на нем указывают реквизиты о регистрационном номере и дате, когда человек сдал его в приемную. Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации. При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника.
Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.

Четких правовых оснований о ведении книги регистрации в законодательстве России нет, поэтому этот вопрос решается на уровне внутреннего документооборота по предприятию.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Исходящая и входящая почта регистрируется отдельно, поэтому необходимо вести два отдельных журнала.Наличие правильно заполненного журнала предоставляет предприятию ряд преимуществ:

  1. помогает контролировать работу подчиненных;
  2. облегчает работу ходе обработки, учета и систематизации;
  3. сокращает сроки исполнения поручений руководства;
  4. повышает продуктивность работы.

Учитывая объем обрабатываемой корреспонденции, руководство лично определяет приемлемый для предприятия вид журнала: бумажного варианта, аналогичный электронный ручной или регистрация при помощи СЭД.В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы.Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Журнал регистрации исходящих документов

Для удобства архивирования страницы прикалываются в двух-трех местах.

Таким образом, когда журнал заканчивается, его удобно помещать в папки. Также каждая из страниц журнала должна быть пронумерована.

Завершаться визой руководства.

В конце количество страниц считается, сверяется. На самой последней странице документа – оборотной части обложки – проставляется количество страниц. Руководитель организации здесь же ставит свою подпись, печать. В делопроизводстве существует правило: не производить регистрацию неподписанного документа.
Только после подписи лица, которое имеет на это право, документ приобретает юридическую силу и может быть занесен в реестры. Хранится документ 3 года (если сотрудники организации не работают в неблагоприятных условиях труда), а затем специально созванная экспертно-проверочная комиссия проверяет ценность документа.

Если он не представляет

Вход на сайт

)) Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления.

— А как вы на Земле определяете — кто перед кем сколько раз приседать должен?

— Ну, это «на глаз». — Дикари!

(К/Ф Кин-Дза-Дза»)

[e-mail скрыт] Беларусь, Минск Написал 3162 Репутация: 8 июля 2008, 13:22 Наталья писал(а):У меня подлежат регистрации только заявления об увольнении по собственному желанию в журнале регистрации входящих документов в приемной директора и регистрирует их секретарь.

Мне отдают на исполнение. Регистрацию других заявлений я не веду. Может я и не права и может кто скажет, где написано, что надо это делать? Когда численность 10-20 человек, еще ничего, а численность 95? И кадровик — не освобожденная должность от всяческих других обязанностей. Не делала и не буду делать. Что-то у меня вкючилась нехочуха))) Согласна на все 100!
Я тоже не веду журналы регистрации ни заявлений, ни справок.

Журнал регистрации заявлений работников

Работники, со своей стороны, могут реализовать свои права и потребности, обратившись к работодателю в лице руководителя организации, написав заявление в письменном виде. Оформленное надлежащим образом письменное заявление является юридически значимым документом и подлежит регистрации в специальном журнале. не является обязательным документом, наличие которого установлено требованиями законодательства.

Каждый работодатель вправе самостоятельно определять, необходимо ли включать такой журнал в систему документооборота предприятия. Решение данного вопроса зависит не столько от специфики производственной деятельности компании, сколько от количества штатных единиц. Даже если предприятие небольшое, журнал регистрации заявлений лишним документом не будет.

Комментарии 0