Опись документов для сдаи в архив образец

Как составить опись передаваемых документов


Он подтверждает факт их передачи, фиксирует количество и наименования. Этот перечень помогает отслеживать ход документооборота и не теряя времени найти определенную бумагу.

Форма составления такого списка свободная, она может существенно различаться у разных организаций. Мы предлагаем свой вариант шаблона — готовую опись передаваемых документов: образец скачать и применять легко, и это не будет нарушением закона. Важным является лишь наличие визы отправителя и принимающей стороны.

Бланк должен включать в себя следующие сведения:

    Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации. Дата составления. Собственно список в форме таблицы, с указанием:

номера; полного наименования акта; количества его экземпляров; количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта.

Инструкция: составляем опись дел

12 ноября 2019 Автор: Евдокимова Наталья В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным.

Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами. Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись.
Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому.

Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Последние статьи

дел временного (свыше 10 лет) храненияФорма годового раздела сводной описи дел по личному составуФорма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранениюФорма титульного листа описи электронных документов постоянного храненияФорма описи электронных документов постоянного храненияФорма листа фондаФорма номенклатуры дел организацииФорма итоговой записи к номенклатуре дел организацииФорма номенклатуры дел структурного подразделения организацииФорма листа-заверителя делаФорма внутренней описи документов делаФорма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) храненияФорма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично-му составу структурного подразделения организацииФорма итоговой записи и заверительной надписиФорма титульного

Опись документов: правила использования и оформления

Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

Рекомендуем прочесть:  Алименты с акций

Содержание

  1. Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?
  2. Для передачи в архив
  3. В делопроизводстве
  4. Особенности оформления в различных ситуациях
    • При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
    • Внутренняя опись для личного дела
    • Для почты
    • Для передачи в архив
    • На уничтожение
    • Изъятых документов
  5. На уничтожение
  6. В архиве
  7. Внутренняя опись для личного дела
  8. Применение и назначение описи
  9. Для почты
  10. При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию
  11. Изъятых документов
  12. Правила составления

Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется? Скачать образцы описей документов для передачи в архив, банк, внутренней (личные дела сотрудников). Согласно законодательству опись документов является завершительным этапом обработки документов.

Опись документов в архив

Один из них предназначается для сдачи архив, а другой – для хранения в отделе.

Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством. В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

Для того чтобы заполнить графы описи, используется . Если сведения с обложки неполны, в таком случае и дополняют данные за счет этой информации. Каждому делу в описи должен быть присвоен свой собственный номер. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том должен быть внесен под отдельным номером.
То есть под каждый том (или часть) отводится своя строка в описи. не должна содержать одинаковых заголовков.

Поэтому, если они встречаются, то в первом случае заголовок указывают полностью, а далее повторяющуюся часть заменяют на формулировку «То же».

Однако заголовок указывают полностью вначале нового листа. Два экземпляра описи должны обязательно содержать:

Архивная опись: образец и правила составления

В начале каждого календарного года завершенные и исполненные документы необходимо передать на хранение, составив их архивную опись.

Ответственный за архив сотрудник принимает дела по сдаточной описи. Пример дел осуществляется в присутствии сотрудника соответствующего структурного подразделения.
На хранение документы, перечисленные в архивной описи, передаются в архив организации. Если архив не выделен в отдельное структурное подразделение, функции по хранению документов исполняет служба делопроизводства. Она же координирует действия остальных подразделений по подготовке документов к передаче на и составлению описей.
Оформление архивных описей в рамках плановой работы по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив начинается сразу после Нового года.

Мероприятия по передаче документов в архив нужно завершить до конца I квартала.

Обратите внимание! Передать исполненные документы по архивной описи на хранение в архив нужно не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после того, как они закончены в делопроизводстве.

Рекомендуем прочесть:  Как отучиться на пилота вертолета

Опись документов

В ее состав обязательно входят:

  1. лист-заверитель дела;
  2. статьи с описанием передаваемых на хранение единиц;
  3. итоговый документ;
  4. справочный аппарат: титульный лист, оглавление, информация о компании и другие данные, облегчающие работу с документацией.

Отдельная статья с характеристикой передаваемых в архив бумаг включает: порядковый номер, дату, индекс, заголовок, срок хранения дела, тома или части и количество листов в них.

выполняется по установленной форме (приложение 21) в двух экземплярах. Один из них отправляется в архив, а второй остается в организации.

Из составленных структурными подразделениями компании описных листов формируется сводный документ. Есть два основных способа составления описных листов для оформления архивной ведомости: по хронологии и по их принадлежности к той или иной структуре организации. Обычно используют

Составляем опись дел

Правила 2015 содержат 7 форм описей: • опись дел постоянного хранения (Приложение 14); • опись дел по личному составу (Приложение 15); • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16); • опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17); • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18); • опись дел структурного подразделения (Приложение 23); • опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).

■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п. Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см.

Пример 10). Пример 1 СвернутьПоказать В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений. График передачи дел из подразделений в архив организации см.

в Примере 10 статьи «Закрытие делопроизводственного года» Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку.

Комментарии 0